平板风行使得无纸化会议兴起

过去一连串的会议环节多为纸本资料,早期企业所推动的无纸化会议,由于终端庄置以笔记本电脑为主,体积大、重量重,使得无纸化会议窒碍难行,然而平板计算机的风行使无纸化会议有了新的可能。剩下5分钟就要开会了,有许多人正在办公室里来往穿梭着,声音此起彼落、好不热闹。”快,赶紧把这份刚刚更新完后打印出来的数据,夹到待会总经理要开会的附件数据中。时间快要来不及了。”

此时,对于许多负责召开会议的同仁而言,开会前最担心的事情就是,许多重要的附件数据的数据必须更正,甚至被要求,必须在最短的时间内,将已经打印出来的纸本数据,进行正确数据的页面抽换,务求开会时提供的数据都是最精准和最实时的数据。

无纸化会议

不过,这种会议常态,随着平板计算机的逐渐热门有了改变。有越来越多高阶主管人手一台iPad,不论走到那里iPad一定会随身带到那里,开始有企业的高阶主管看到新的应用机会,例如,如何善用iPad改善冗长的会议效率。

像是保守的银行业,就已经有第一银行早在2010年开始评估,并于2011年针对高阶主管推动用iPad开会。第一银行信息处长李进富表示,该公司基于机密资料防护和落实企业环保精神,开始采用iPad开会取代原本的纸本会议。

不只如此,其他也有高科技制造业、房产业、寿险业等业者,在推动产业移动化应用的同时,也开始先推动无纸化会议,用平板计算机开会,让更多人在日常的工作型态上习惯使用平板计算机。

无纸化会议起死回生,平板计算机解决移动力不足问题

早期,纸本会议时代从寄送开会通知开始,就是一连串的通知与确认流程。参与会议的人员何时收到纸本开会通知?是否确定出席?是否提供简报数据,供与会来宾参考?若提供的附件数据有版本更新,最晚什么时候前必须确认?会议记录如何寄送并供来宾留存?上述每一个会议环节,因为多为纸本数据,在传递上有其效率上的限制外,后续的数据查阅和版本更新,也都需要花时间去确认和处理。

企业早期推动无纸化会议,先从常见的OA系统(包括电子邮件、文文件管理等)电子化着手,最终的目的是”推动无纸化办公”。由于终端设备以笔记本电脑为主,体机大、重量重,导致会想迈入无纸化的企业并不多。

当2010年推出第一代iPad后,带动更多平板计算机的风行。平板计算机比笔记本电脑还具有高度的移动性,触控功能加上10吋屏幕,以及平板计算机开关机时间比一般笔记本电脑短的特性,可以做到”即开即用”的效果;而平板计算机充足的电力也可以提供比较长时间的应用,让平板计算机可以长时间带在身边。

李进富认为,平板计算机比笔记本电脑具有更高的移动性、便利性和续航力,加上轻巧易随身携带,上班族对平板计算机的黏着度其实比笔记本电脑高,成为企业推动无纸化会议取代纸本的新载具。

平板计算机搭配云端服务,驱动企业用平板开会

有许多产业已经大力在推动各种平板计算机的应用,尤其是房仲业者更为积极,许多房仲经纪人的日常作业模式,近年来出现大转变,由传统的全纸本作业模式,全数转移到平板计算机上。

信义房仲集团信息长蔡祈岩表示,平板计算机的风行改变了该公司内部员工的沟通方式,像是很多在外面跑客户的房仲经纪人,若遇到店里面临时需要沟通或开会时,只要有平板计算机可以连网、收档案,加上其他的网络通讯软件,例如Skype或Line等,都可以打破时空限制,做到和员工的实时沟通。

蔡祈岩认为,平板计算机的出现提供了员工更多异步沟通的管道,让许多共识形成时,随时可以透过平板计算机加上一些通讯的App凝聚共识,减少会议召开次数,等到召开正式会议时,可以透过追认决议的方式,加快开会的效率。

有平板计算机后,加上大家越来越习惯将会议数据透过云端储存服务,实时分享给参与会议的人,企业也开始推动用平板计算机开会,降低召开纸本会议时的繁琐流程,让正式的会议更有效率。

这也是平板计算机和云端服务应用的结合,例如,有金融业者针对高阶主管会议,决定采用平板计算机开会,当所有的开会附件数据都可以透过平板计算机读取,也可以和用纸本开会一样,针对附件数据做到画线、注记的效果,也大幅降低企业从纸本开会模式,转换到平板计算机开会所面临的门坎。

赵培因指出,推动无纸化会议时,与会者自备或由主办单位提供开会用的平板计算机,原本由纸本打印的会议数据,则下载并存放在平板计算机端,供与会者事先查阅;至于会议中,也可以针对简报内容,进行如同纸本数据一样的画线、注记功能,缩短推动无纸化会议时的困难,用平板计算机开会才能持续推动下去。

打造无纸化开会环境,流程先e化

哈玛星科技总经理林钰锒表示,唯有企业内部的流程先达到一定程度的电子化后,随着平板计算机等移动设备的风行,才能够趁势用平板计算机开会。

要做到无纸化会议的境界,最先考虑点就是企业内部电子化流程的串接,若以提供无纸化会议的厂商来看,包括BPM(企业流程管理)厂商、办公室OA系统厂商(包含打印机业者)、企业EIP业者,或者是提供办公室协同作业功能(例如:微软)等厂商,只要可以提供电子签核、公文电子化系统,加上文件管理系统的业者,都会在相关开会系统上,做到达到会议无纸化的目标。

宇轩数字执行长李昆谋表示,企业用户评估用平板计算机开会时,经常面临三种选择,一种是,将原本企业内的无纸化会议汰换成可以支持移动设备的会议系统;或者是,先前没有导入任何无纸化会议系统,直接导入可以支持移动设备的电子会议系统;第三者则是,利用既有的文管储存系统和各种App打造可以用平板计算机开会的电子会议系统。

另外,还有一种作法是,打造一间可以提供无纸化会议的专用会议室,例如,亚洲大学便打造一间无纸化会议室,所有的系统和计算机都放在该会议室中,所有会议都安排在该间会议室举行,就可以达到无纸化会议的境界。

平板计算机的轻便性和行动力,改变原先无纸化会议受限于笔记本电脑设备,迟迟难以大力推动的困难,甚至成为无纸化会议起死回生的一个重要驱动力。

也就是说,当政府或企业推动用平板计算机开会,让员工习惯平板计算机这样的工具、这样的流程,未来就可以进一步推广到全机关、全公司。就像是第一银行规画无纸化会议,采用平板计算机开会一样,李进富表示,对于该公司公务行程繁忙的高阶主管而言,用平板开会不只是解决开会的问题,还可以延伸更多行动化应用,未来,将有机会达到移动办公室的愿景。

银行业:机敏数据集中管控,防堵外泄

早在2010年,第一银行就已经在董事长的授意下,由信息部门开始评估高阶主管改用平板计算机开会的可能性。第一银行信息处长李进富表示,评估用平板开会的可行性,除了环保、节能省纸的理由外,更重要的其实是对于机密数据的管控。

他表示,高阶主管开会手边会经手许多机敏数据,以往开会时,大量打印纸本数据有害环境保护之外,更重要的是,纸本数据的流向其实非常难控管,一旦外泄,缺乏任何追踪机制,很难探究外泄的源头。但是,如果是采用平板计算机开会,所有的会议数据都采集中控管方式,加上身分认证和权限控管机制,电子数据的使用流程都有迹可循,谁存取哪份文件数据过程都一清二楚,有利于企业控管机敏资料外泄。

政府部门:节能省纸,提高会议效率

对于政府部门而言,节能省纸、省碳一直是政府近年来重要的环保和能源政策目标之一,因此,政府政策决策核心的行政院院会则在2012年12月,正式废除院会打印纸本参考数据的作法,一律要求与会的各部会首长,将会议参考数据先行下载在使用的平板计算机或笔记本电脑上,会议期间则不另行发放纸本资料。

行政院信息处处长赵培因表示,当行政院院会开始采用平板计算机开会后,其他在行政院召开的会议也如法炮制,其他各部会机关也上行下效,陆续推动用平板开会的政策。

高科技制造业:制程机密限时浏览,过期无法开启

虽然高科技制造业对于移动设备的控管也非常严格,到竹科某些公司,许多3C产品甚至都不能带入内。有高科技制造业为了确保公司机密的专利和制程参数不外泄,也改由平板计算机取代纸本开会。

这家高科技制造业发现,纸本的机密资料容易发生外泄,因为电子数据采集中化管理,控管较容易。制程会议需要的数据只现在开会期间能用平板计算机浏览,会议结束后,这些数据都会过期,用户就不能阅读或传送,来确保公司机密数据的安全性。

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