BYOD时代确保方案成功 培训十大要素成关键

要点:培训是自带设备(BYOD)方案的重要组成部分。一方面,它可使用户了解安全与策略方针;另一方面,也可帮助IT部门与管理层设定期望值。用户培训是促成BYOD方案成功的必备要素。培训应使用户了解BYOD策略、设备访问、设备安全及其它涉及使用个人设备办公的任何方面。下为BYOD培训十大要素,供各位参考。

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1: 明确BYOD对企业的意义

BYOD培训的首要步骤应是阐述BYOD对企业的意义,使员工了解BYOD发起的初衷,明白BYOD可给企业与员工带来何种益处。

此阶段的培训也应尽量消除员工对BYOD的误解。遗憾地是,BYOD的不利影响早已被大众所熟知,因此此时也应让员工多了解BYOD对企业的积极影响。

2: 阐述自带设备登入与设置流程

在进行BYOD培训的同时,可对自带设备进行设置。即使企业另择时间来设置设备,用户也需要清楚了解企业安装在其个人设备上的软件究竟是什么。这部分培训工作应让员工了解以下内容:

  • 支持的设备
  • 支持的移动运营系统
  • 支持的应用,例如移动办公套件以及生产力类应用

此外,培训也应该包括:员工离开办公场所后使用自带设备登入企业网络会遭遇的局面。

3: 解释费用报销及/或补贴

我之所以将报销放入培训清单,是因为用户使用自带设备办公会产生一定的通话费以及流量,而企业对此应给与报销。当然,企业应制定详尽的服务管理与费用报销政策,而培训期间也正是公开讨论报销政策的好时机。

若企业选择向员工提供补贴,则应在培训时详尽解释补贴政策。企业甚至可以让培训中的员工申请相关补贴。

4: 明确自带设备的安全策略

个人手提电脑及其它个人移动设备的使用安全性可能已全方面覆盖,但是使用BYOD办公意味着企业需要制定相应的安全策略,作为安全决策的相关依据。

企业将自带设备的安全策略作为培训要点时,应涵盖以下主题:

  • 自带设备的密码策略
  • 企业WiFi网络安全
  • 酒店/公共WiFi安全
  • 自带设备丢失或遭窃策略

5: 回顾数据所有权策略

企业在启动BYOD方案之前应已具备数据所有权策略。当企业数据与个人数据并存于同一台个人设备上时,BYOD培训内容应包括:企业对存储于个人设备中的企业数据的控制权。此外,培训还应包括以下内容:

  • 企业vs.个人邮件
  • 社交网络访问及账户所有权
  • 企业vs.个人通讯录
  • 存储在移动设备上的企业数据

6: 明确MDM的定义

移动设备管理MDM)为自带设备提供了安全保障、管理以及辅助服务。 通过MDM管理个人设备也意味着企业安全与个人财产的相互作用,从而可能会导致一些严重误解。

毫无疑问, BYOD整体策略中应明确定义MDM的角色,而企业还可利用培训期来进一步加强员工对MDM的认知,如:

  • 分解某典型自带设备,并向员工演示MDM是如何影响该设备的功能与安全性。
  • 阐述MDM功能以及这些功如何有利于BYOD用户。

7: 传授如何使用移动办公套件处理企业文档

平板用户或许偏爱使用移动办公套件如: Quickoffice Pro HD、DocsToGo Current。 下一代iPad 与Android平板电脑正在积极研制中,于此同时,移动办公应用也新增了一些功能。 但是,BYOD培训中仍有一些问题待解决,如:

  • 文档安全,如:制定相关策略来防止自带设备编辑某些企业文档。
  • 基于企业文档访问测试结果来推荐移动办公应用
  • 使用SharePoint客户端,如Harmon.ie或者使用我在《访问SharePoint的最佳应用》一文中提及的应用来访问文档。

8: 明确BYOD用户的职责

员工指导手册中应明确BYOD用户的职责,但是BYOD培训也是阐述员工技术职责的时候,此类职责包括:入网接收软件、安全与应用升级等。

9: 传达如何通过自带设备访问企业资源

若BYOD方案导致新的移动用户涌入企业,那么培训内容应该包括:BYOD用户如何使用移动设备对企业资源进行授权访问,这包括:

  • 虚拟私人网络(VPN)
  • 企业邮箱
  • 销售自动化工具
  • 客户关系管理(CRM)系统

即使员工熟知上述某些内容,也应在BYOD培训中再次讲解上述所有内容。

10: 讲解技术支持及应对方法

企业在启动BYOD方案初时,针对自带设备的辅助服务或许并不清晰。毫无疑问,在BYOD整体策略中,技术支持占有一席之地,同样在培训中,技术支持也很重要,以明确:

  • 办公期间,自带设备发生问题时的应对方法
  • 办公期间,自带设备丢失或遭窃时的应对方法
  • 企业向设备提供的支持服务

我也建议在培训中加入对“自助网站”的介绍,以帮助员工,尤其是经常出差的员工处理问题。

最后的思考

BYOD培训是BYOD方案中的关键要素,因为培训可以使员工、管理层及IT部门在BYOD方案执行初期有机会处理以及学习必要的安全及政策策略,同时也可为用户与管理层打开沟通渠道,共同促成BYOD方案的成功。

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