新一代移动IM改变企业沟通方式 也带来管理难题

新一代移动通讯App的低成本、即时性与分享性,改变了企业内部沟通的形式,尤其是IT预算有限的中小企业,因此能拥有过去难以实现的快速沟通机制,但是,这类从消费性需求形成的新一代IM,也为企业带来新的管理挑战。 移动IM

过去企业担心个人电脑上的即时通讯工具成为泄密管道,或是恶意程式感染途径,重视资安风险的企业会选择全面禁止,或是有条件开放,甚至导入安全性较高的企业即时通讯服务,或自行开发内部即时通讯工具。在BYOD已成常态的现代,企业又该如何面对这些新一代即时通讯工具带来的影响? 

挑战1- 免费移动通讯服务安全管控机制不足 
使用免费的个人即时通讯App是否安全?这是企业会担心的地方。毕竟这些免费个人即时通讯工具,不像企业即时通讯系统通常部署在企业自己的伺服器上,在安全管控与资料保存上比较容易。 

不过,从近年新推出即时通讯工具来看,像是Line微信CubieM+ Messenger等即时通讯与Skype一样,都有采用加密技术,这也成为新即时通讯工具的趋势,不像过去Windows Live MessengerYahooMessenger采明码的方式传送。 

只是这些免费即时通讯服务,在管控机制上所提供的功能不足,企业无法设定权限、加密、过滤等管控机制。若以不同角度来看,甚至有企业因为政治因素,顾虑中国开发的免费工具是否不够安全。

一般而言,每种沟通工具都有各自的定位,企业机密、重要资料通常都会藉由Email、线上会议系统,或是在面对面的会议上进行。重要的会议讨论,一般不建议透过即时通讯平台传递,通常反而是用在约定开会、碰面时间,较适合较无机密考量的对话与讨论。 

挑战2- 私人通讯帐号难以集中管控 
从目前企业使用经验所遇到的问题来看,这些新IM的特性是以使用者个人电话号码来注册,IM业者也多半不对外提供后端的集中管控系统,以避免侵害用户隐私。 

所以,这些个人即时通讯工具的好友清单并无法集中管控、备份,虽然电信商有提供备份电话簿的服务,但若是使用者换手机、手机遗失,后续动作都需要使用者自行处理。

而不像企业即时通讯系统可以与企业内部帐号结合,管控设定容易。

当然,这些新IM工具也无法像企业即时通讯工具一样,可以提供完善的对话记录与Log纪录保存,这些新即时通讯工具的讯息保存时间并不够透明,备份后多是纯文字档,并由个人保管,易遭修改,证据保存效力弱。 

挑战3- 需搭配整体BYOD管理才能有效管控 
这些移动通讯App毕竟属于免费的个人端工具,与企业即时通运工具有一些根本上的差异。举例来说,将个人即时通讯工具应用在工作上的使用型态,已经是将个人生活与工作放在一起,可能包含个人的朋友、家人与同事,而不像企业即时通讯工具只有企业内部工作的联络人为主。

若要对这些新IM工具加以管控,管控势必需要制定更全面的BYOD的管理政策,以管控智慧型手机上的App使用。像是禁止员工使用智慧型手机,在手机安装移动装置管控软体,或是企业提供给员工的移动装置。因为,如果企业没有制定管控标准与配套,每个员工也可能会以自己的方式BYOD。 

企业必须在资安风险与通讯便捷上取得平衡,最好当然是能够做到两者兼顾。而现在的企业员工,已经习惯带自己的装置上班,如果需要改变这样的习惯,势必在短时间内会对企业造成不小的冲击与反弹。

挑战4- 新一代IM侧录困难 
另一方面,传统桌面端即时通讯工具也发生了一些变化,像是今年4MSN用户将转移到Skype,而Skype不像MSN那样容易监控,一些企业施行有限制的开放政策,也很担心是否形成资安漏洞。 

面对这样的需求,企业或许会选择网路记录这类安全防护性产品,可在员工电脑上加装监控外挂程式,以侧录Skype文字,甚至有些产品可以记录传档内容、语音,提供事后稽核的电子记录供举证之用。但要注意的是,事前告知与稽核权限的规画也要能同时做好。 

只是这样的作法,要套用在新即时通讯工具上,有一定的难度,现在即使是MDM产品也无法侧录LineApp的通讯。并且,如果使用者指只利用手机、透过3G网路,执行QQSkype等通讯工具,也难以管控。 

另外,像是病毒与骇客入侵,或是有人发送诈骗连结、要求提供个资,也都可能是企业要面对的问题。

企业通讯工具也有提供移动通讯App 
从企业通讯工具来看,现在提供整合通讯解决方案的厂商,也早已提供移动通讯App,这些App功能多强调语音、视讯,以及语音留言或文字,让内部环境沟通更便利,但这样的应用只是整合通讯的一小部分功能。 

整合通讯强调安全性、稳定性与扩展性,面向大致涵盖桌面通讯、移动通讯、语音沟通、视讯沟通,以及协同作业能力。

像是Alcatel-LucentAvayaCiscoIBM、微软、NECPolycom等企业即时通讯产品,他们的特点是都能与企业内部帐号结合,并能够建置在企业伺服器上,只是硬体设备厂商较偏重与不同视讯会议终端设备、话机设备的连线。软体厂商重视与电子邮件软体、协同作业平台整合。

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