企业OA管理要小心BYOD带来的安全隐患

移动化的趋势与进程发展非常快速,早在2008年,许多欧美企业就已经开始使用黑莓机(BlackBerry)随时随地处理公事,不管是对手机产业本身的发展,或是企业用来管理营运讯息或提升决策效率,影响都非常明显。

三阳工业当时也已注意到智能型手机可能引发的管理趋势,三阳工业经理陈春明表示,虽然因为国内没有引进黑莓机,一开始只能选择E-mail来改善讯息提供的过程,但搭配电信业者提供的push mail及行程管理服务,以及导入Netbook搭配使用,三阳工业其实从2009年开始,就已经开始接触移动管理的各种可能。

BYOD

直到2010年,苹果iPhone席卷全球智能型手机市场,三阳工业也开始积极导入智能型手机,成为企业内部管理机制的一部分。陈春明指出,传统产业的高阶主管因为年龄比较大,比较不熟悉科技产品的使用,所以导入前,一定要考虑产品的使用方便性,如三阳工业当时就导入电子公文签名器,提高使用者接受度,也让公文签核系统能在一个月内完成建置。

陈春明强调,做好事前准备,以及详尽的信息蓝图,才能在最短的时间,完成信息管理建设,企业也才能加快营运拓展的脚步。因此,陈春明建议,企业信息策略与架构,必须与企业策略相结合。

如三阳工业在越南都有设厂及营运据点,信息策略与架构,包括ERPSCMCRMPLM等信息系统,以及OA管理如E-mail、电子签核、社交应用或协同合作,都得要有全球布局的考量。

因此,为了便于管理,陈春明认为,信息系统应该保持一致及整合,因此子公司的信息系统,也应该尽量采用营运总部的资源。如此一来,也有利于高阶主管调动或出差,因为不用改变计算机使用习惯,只需要专注于讯息本身的变化即可。

而在信息安全管理方面,邮件管理及电子文件管理,是三阳工业最为重视的资安机制。陈春明表示,首先在手机及平板设备的遗失管理方面,首先关注的就是包括电话簿、通讯录及营运资料的安全,因为一旦设备遗失,里面的信息也会跟着遗失。因此三阳工业决定将push mail等信息架构,从原来由电信业者提供,开始转移到内部管理,不用担心设备遗失造成信息外流,使用起来也更为放心。

陈春明强调,企业信息安全的防护措施,应该要跟着企业发展及环境的需要与时俱进,不断调整。如三阳工业越南厂的ERP系统,一方面考量成本,一方面越南厂刚成立时,业务量还不是很大,在当地自建系统的需要不是很明显,因此就选择透过SaaS方式连回台湾营运总部,并透过VDI提高网际网络信息传输的速度及稳定性,信息部门此时就得扮演好软件服务平台角色。

陈春明认为,方便性、效益性及实时性,是企业信息部门必须时时思考的改进方向。因此,从2009年起,三阳工业海外子公司的ERP系统,开始导入云端应用架构,包括系统的使用方式、当地应用速度、维护模式与人力,也都跟着有所变化。

而在2010年导入移动化设备应用后,信息人员即使在公司外,因为使用手机或平板更于便利及快速,如在值班时间来临之前,还可以先用智慧手持装置,连上信息系统,检查是否有哪些作业需要提前准备,即使是假日的轮值配合度,都跟着大为提高。

陈春明指出,很多管理方面的应用及要求,企业员工不见得会马上接受,透过使用设备及环境的调整或转换,有时就能因此提高员工的配合意愿。因此,从2012年起,三阳工业的海外主管也开始利用移动设备,使用ERP或查阅电子公文系统等,都得到不错的回响。

为了能让信息策略能跟企业策略相结合,陈春明提醒信息主管,不管在什么场合,都要注意CEO关注的议题,并充分掌握IT的发展趋势与应用,考量IT资源的投资与维护成本,寻找适切的IT解决方案,让IT应用能朝简单、易用及标准化的方向发展,让企业同仁一同分担与分享信息管理的发展责任,企业信息管理的价值,才得以发扬光大。

 

移动信息化交流QQ群:一号群:211029692 二号群:344692795 CIO交流群:316076815(需认证)

移动化问答社区:wenda.yidonghua.com



1 星2 星3 星4 星5 星 (还没有打分,快来打分吧!)
Loading...
 
已有 0 条评论
返回顶部

无觅相关文章插件,快速提升流量