从案例看社会化软件对企业管理的改变

企业管理的难点从表面看好像是战略啦、计划啦、销售啦、客户啦等等,其实企业管理的难点在于企业的核心资源――人:对企业员工的管理。有人说:企业员工还不好管理啊,制订好战略、安排好计划、细化好销售目标、服务好客户,监督员工执行就成了啊;也有人说:我头疼的不是员工,而是人才,人才找不到啊,有了人才,什么战略、计划、销售和客户不都可顺理成章了吗?更多的企业管理者们可能潜意识地就认为:上软件啊。OACRMSCMERP……等等,有了软件就有了信息化嘛,还怕员工不好管理?

然而企业逐渐会发现:软件上得越多,问题越多。信息是获得了,但好像没有“化”,还得需要从纷繁复杂的数字、图表中去找寻蛛丝马迹来支持决策,没有一款软件能解决企业管理的全部问题。

企业空间

社会化软件的应用(企业2.0)好像找到了一种新的突破途径。让我们来看看采用社会化软件后的企业管理转变的案例吧。

有这样一家负责网站维护、软件开发的企业(我们姑且隐去企业名)引入了社会化软件(同样我们也隐去软件名),发现几个月后,企业的工作方式、管理都发生了某些意想不到的转变。

首先,沟通方式的改变:企业发现采用社会化软件后内部邮件几乎没有了,会议也大大压缩了。以前员工上班首要是打开邮件收取各种内部沟通、指令的邮件,然后打开浏览器查看网上信息反馈,最后是进入工作状态。现在只需要打开社会化软件,就能获得各种信息,同事工作状况、上司对工作的指令、任务进展等等,而且这些信息是分门别类的以微博的方式组织和推送到员工面前的,而不再像以前得靠员工主动去“找寻”,这大大节省了员工获取信息的时间,加快了员工工作的节奏。因为内部的交流、大家围绕工作的讨论全部以工作相关性的方式发表在社会化软件里面,再不用发邮件时还得考虑是否抄送给内部哪些相关人。

其次,争论和推诿的现象几乎没有了:以前企业发布一个任务就得开多次会议、发多次文档、写多封邮件才能落实到具体员工来执行。现在采用社会化软件后,企业发现,在社会化软件发布任务,完全可以实现:任务有详细说明、资源分配计划、执行人员安排,更有任务完成的deadline(死期),每个执行的员工都可从社会化软件里面获得任务所有的信息,包括文档、讨论、反馈和指示,更有任务执行进度控制,使得任务发布者(管理者)能实时掌控,及时纠偏,这是以前企业不可想象的:周报和月报完全失去了意义。

最后,良性工作氛围的建立:这家企业发现采用社会化软件后,员工不仅能实现自我管理、自我提升,更能互相学习、共同进步。因为在社会化软件里面,围绕工作相关性的授权机制使得员工能很快获得工作的方法,看到工作的反馈,上司对工作的评价,从而形成了积极主动的工作作风、精益求精的工作要求、日清日结的工作方式。

这三方面的改变,都是对企业员工的改变,这是社会化软件对企业管理的最大贡献。

还有另外一家企业(属于事业单位)采用社会化软件后,管理者最大的感受就是:从信息的最后知道者变成了信息的获益者。这家企业的管理者经常头疼在问题出现后是最后一个知情者,且经常找不到问题出在哪个环节、哪个部门甚至哪个人。采用社会化软件后,企业管理者发现,以前他需要从多个部门、多个时间才能获得的信息从社会化软件里面可以直接“看”到,而不再像以前他得去“听”多次的汇报才能获得事情的全貌。企业管理者发现,他可以在社会化软件里面像拉珠链一样揪住问题的尾巴来倒推出事情发生的全过程,清晰的看到围绕工作的所有部门、所有时间、所有人员的工作详情,自然就获得了问题发生的原原本本,获得了决策的第一手依据。企业管理者发现,社会化软件其实管理的是企业里面的人,而不再是传统企业管理软件里面的事。他说:“日常工作项目化,这个系统对项目管理感觉很好。把微博应用得如此神妙,是即时通讯工具和OA无法实现的功能。

从以上案例,我们完全可以得出:社会化软件对企业管理的改变其实就是解决了企业员工的管理难点。社会化软件完全可以做到,员工爱用:登录系统,都知道自己应该干什么,如何干,何时干,何时交,谁在干……新员工可从系统里面自我学习,老员工离职了,留下了信息、留下了痕迹、留下了客户,只需要动动鼠标就移交了工作……老板爱用:因为可直观看到每个员工工作效率、部门效率、公司效率,甚至老板不看任何人写的工作内容,从员工汇报工作的频率、字数就能知道员工的工作是否有效性。解决了企业信息的获得,工作不仅关注了结果,更关注了工作过程,实现了动态纠偏,而不是被动等员工来汇报。甚至废除了公司内部邮件,大幅减少了公司会议。

我相信:社会化软件的采用,必将为企业管理带来传统软件无法做到的颠覆性的改变。

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