借助可行的信息化工具,打造强大执行力

有这样一个古老的寓言:某地的一群老鼠深为一只凶狠无比、善于捕鼠的猫所苦。于是老鼠们聚集一堂,讨论如何解决这个心腹大患。老鼠们颇有自知之明,知道并没有猎杀猫儿的勇气与本事,只不过想探知猫的行踪,早作防范。

一天一只老鼠的提议立刻引来满场的叫好声,它建议在猫的身上挂个铃铛。在一片叫好声中,有一只不识时务的老鼠突然问道:“谁来挂铃铛?”顿时全场一片肃静。

“把铃铛挂在猫身上”这不失为一个疯狂又好的创意,但是谁来把这个好点子付诸实践呢?这就是执行力的问题。执行力有狭义和广义之分。广义的执行力是对企业而言的,它是将企业战略思想转化为现实的能力、结果,它应该成为一种文化;而狭义的执行力是就个人而言的,它是指个人不折不扣做好事情的能力,它应该成为一种习惯。无论对于企业还是个人,执行力都具有十分重要的意义。因为,没有行动,再好的创意与计划始终只是空中楼阁,“把铃铛挂在猫身上”也只能是胡思乱想,无法给企业带来实际的价值和增量。

要行成良好的管理制度、特色的管理文化,必须处理好企业管理当中每天都发生的形形色色各种各样的执行问题,重视执行过程、执行跟踪、执行环节、执行反馈、执行效果等,培育良好企业的执行文化,方可实现企业文化落地,创造良好的经营佳绩。

有关探讨执行力的问题,大家、学者、企业家都有很多高深见地,均把执行力问题提高到企业战略的层面高度,并从多方面努力提高、改善企业战略执行力。本文试从如何借助信息化手段尤其是协同办公来提高执行力这方面,进行些初步的探讨。

现在许多企业都很重视企业信息化建设,但普遍问题在于很多办公自动化OA系统的使用率不高,这也造成企业执行力普遍不高的重要因素。究其原因,有主观原因,如领导特别是一把手不带头使用,中层干部或要害部门不使用;也有办公系统设计、操作、不贴合企业实际工作流程或管理流程等软件自身问题;另外,每个企业对于办公软件的个性化需求与开发商注重普适性软件市场开发的矛盾不小。解决好这一问题,首先,还须提高领导者对于信息化办公工具的重视;其次,软件开发商须根据企业普遍存在的管理短板来开发出解决企业核心或重点的某些方面,而不是面面俱到的信息化办公解决方案;再次企业应转变观念,对于信息化办公不能强求大而全,而在于专和实。

那么,企业执行力问题如何在协同办公软件中得到充分开发、体现并得到应用呢?协同办公软件应提供或实现什么样的功能和服务,方可达到“把铃铛挂在猫身上”、有效提高企业执行力的目标?

一是实现战略任务的分解。也就是工作目标与任务的建立。作为管理者,要围绕企业战略目标,做好任务的分解、计划、组织、分配和下达。任务是企业日常工作的中心。企业一切工作其实都围绕任务而展开,企业员工一切行为也是围绕任务做好执行工作、落实工作、整改工作。因此该软件必须能实现创建任务、分配任务的功能。

以企业沟通与执行平台、企业2.0领航者的领度软件为例,其将企业战略目标分解到泛化的项目管理(所谓泛化,既涵盖有生命周期的项目,也适用于常规事务),再进一步分解到任务管理,这样来安排资源、布置工作、检查工作,掌握人的工作效率和效果、并进行评估,由此建立起以激励为核心、积极自主的工作模式和企业文化。它既不同于传统企业软件的刻板,也不同于最新社交化软件的松散,是“高响应、高要求”的企业全面经营管理工具。

领度

二是实现任务的跟踪与反馈。具体任务下达至人了,期限和责任也明确了,团队也建起来了,可如何促进任务的执行呢?这是执行的最核心问题,也是企业管理效率的直接反映。所以,任务执行中的动态跟踪极其重要。作为管理者,必须借助工具来随时掌握任务执行中的过程情况、过程资源。可以用电话追踪执行人,用文件、传真追踪执行情况,当然更可以用内部协同OA系统追踪执行动态,做到随时随地控制任务的执行进度和质量,洞察任务执行的方向性偏差,纠正任务执行的指令,从而保证任务的执行处于良好的可控状态。因此如此软件须实现任务的追踪记录和动态监察之功能

领度Linkwedo通过泛化的项目管理,按照“项目——任务——事件”这样自上而下的将目标的落实,将工作变成项目,将计划变成任务,将工作任务目标明确,实现任务要求落实到文字,量化成数字,分配到岗位。实现项项工作有标准、人人肩上有责任,执行力才能得到真正的提升。项目化的组织方式,既减少了相关部门之间的冲突与矛盾,又优化工作流程,并且有效降低了企业成本,提高的企业的效率,达到为企业的结果带来服务。

企业社交

在领度Linkwedo平台,可自由设置任务完成时间,写明任务要求和目标等,当然也可以选择简单方式。多个项目的动态一目了然:有些项目已经经历过高峰期,有些项目正处于上升期,有些项目一直平平淡淡。所有这些不是项目经理人为汇报,而是系统自动统计。

当前,Linkwedo系统的linkwedo-project 项目从立项、执行、实施过程,均实现全程监控,了解进度,保障结果。

从下面三张图片而析,领度与一般传统管理软件的差别就在于它特别强调、重视人的执行力,这使它在未来的竞争力与市场服务力表现十分突出、优越。

 企业社交

三是实现战略任务的沟通与协同。不管是战略任务的分解,还是实现任务的跟踪与反馈,其得到充分执行与完成目标,必须有一个能实现战略任务的内部沟通与协同平台。因此一个良好的管理平台系统,首先应是企业活动流沟通平台。每个员工可用类似微博的方式记录工作中的信息,并且可以分享到企业社区、或指定的群组。在这里,员工可以自由发表自己工作中的点滴与见解,以帮助团队成员共同成长:记录完成的工作、发表问题、寻求答案、分享文档、讨论话题;同事之间也可以了解彼此所做所想,对分享的信息进行评论,提供想法与建议等等。

我们知道,在传统企业软件应用,割裂了人的自然沟通、交流、反馈的过程,信息散落在各个以流程为主的应用中。只有领度Linkwedo打破了僵化孤岛式的OA工作模式,独创社交化的工作管理模式,创造了类微博模式,融入了全新的关联机制和工作安全机制,使企业能够上下兼顾沟通的及时和便捷,同时考虑信息的可追溯性和为企业结果服务。

在Linkwedo沟通与协同平台上,有关于一份策划案的群组讨论,有针对一个PPT的献计献策,有同事就提供了一份很生动的图片,有同事对文档进行了修改,等等。而借用微博的方式,Linkwedo系统中的所有信息可设定属性,比如把信息关联到任务,关联到客户,关联到群组,关联到同事,倡导信息的开放与共享。

时下Linkwedo平台信息往来以活动流方式呈现,沟通及时、共享,可分类设属性,使用邮件和QQ沟通量大大下降,80%的沟通在linkwedo的平台上就可完成,使企业协调成本大大降低,执行力充分改善,市场竞争力得到快速提高。

中华龙集团老总张九元说,“我经常去外地讲课,集团旗下的三块业务的管理就成了问

题,自从引入了Linkwedo办公,各个板块的沟通就非常的顺畅,企管执行力得到充分执行,使我可以兼顾而不劳累。Linkwedo确实是移动社交办公的好帮手!”

信息化工具不是万能,但没有信息化工具是万万不能。在执行力为王的今天,你选择对信息化工具吗?

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